Privacyverklaring

U neemt of nam deel aan de pensioenregeling van SBZ Pensioen. Wij beschermen de privacy van mensen van wie wij persoonsgegevens hebben. U kunt erop rekenen dat uw gegevens veilig zijn en dat wij ons aan de wet (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) houden. Hoe wij dat doen, leggen wij hieronder aan u uit.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die als zelfstandig gegeven of in combinatie met andere gegevens het mogelijk maken om u als specifieke persoon te identificeren.

Wat is het verwerken van persoonsgegevens?
Onder verwerking van persoonsgegevens verstaan wij het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen en raadplegen van persoonsgegevens in onze administratie.

Mogen wij zomaar persoonsgegevens verwerken?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat wij persoonsgegevens mogen verwerken in de volgende gevallen:

• als er sprake is van de uitvoering van een overeenkomst: u heeft met uw werkgever afspraken gemaakt over uw pensioen. Deze afspraken zijn vastgelegd in uw (collectieve) arbeidsovereenkomst of in een pensioenovereenkomst. Om deze afspraken uit te kunnen voeren, mogen wij uw persoonsgegevens verwerken.
• als er sprake is van een wettelijke grondslag: in andere wetten dan de AVG kan worden bepaald dat wij persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van de pensioenregeling. Denk hierbij aan de Pensioenwet en de Wet verevening pensioenrechten bij scheiding.
• in incidentele gevallen, op grond van:
  •  uitdrukkelijke toestemming van u
  •  een gerechtvaardigd belang
  •  het uitvoeren/nakomen van contractuele of wettelijke verplichtingen/afspraken
  •  bescherming van uw vitale belangen.

Van welke mensen hebben wij persoonsgegevens?
Wij hebben persoonsgegevens van:

• deelnemers
• mensen die deelnemer waren (gewezen deelnemers)
• mensen die een uitkering van het pensioenfonds ontvangen (zelf, of vanwege overlijden van hun partner, vader of moeder)
• mensen die onze website bezoeken en/of contact met ons opnemen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Wij verwerken (onder meer):

• uw naam, adres en woonplaats
• uw burgerservicenummer
• uw geboortedatum
• uw geslacht
• uw burgerlijke staat
• uw gegevens van uw eventuele partner en kinderen
• uw salarisgegevens (salaris, parttimepercentage) en de hoogte van het opgebouwde of uit te keren pensioen
• uw telefoonnummer
• uw emailadres
• cookies van onze website en verleende toestemmingen (zoals voor het ontvangen van digitale informatie). Meer informatie over cookies leest u in de cookieverklaring.

In specifieke situaties, bijvoorbeeld als u tijdens uw deelname aan de pensioenregeling arbeidsongeschikt raakt, verwerken we daarnaast ook gegevens over arbeidsongeschiktheid. Hiervoor zijn wij afhankelijk van de informatie die u of het UWV ons stuurt. Wij verwerken geen andere medische informatie.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
U neemt of nam deel aan de pensioenregeling van SBZ Pensioen. Om uw pensioenaanspraken goed te regelen, hebben wij persoonsgegevens van u nodig. En vaak ook die van uw partner. Wij verzorgen uw pensioen vanaf de opbouw tot en met de uitkering, aan u of aan uw nabestaanden. Verder krijgt u regelmatig informatie van ons over uw pensioen. Bijvoorbeeld als uw pensioenregeling verandert.

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die wij hiervoor nodig hebben. Hebben wij om andere redenen uw persoonsgegevens nodig? Dan vragen wij eerst om uw toestemming. Wij verwerken ook persoonsgegevens als dat nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het toetsen of onze relaties op een sanctielijst staan.

Van wie krijgen wij de persoonsgegevens?
Deze gegevens ontvangen wij van uzelf, van uw werkgever of van (semi) overheidsinstanties zoals het UWV of de gemeente. Via de Basisregistratie Personen werken wij bepaalde gegevens steeds bij. Daardoor hoeft u veel belangrijke veranderingen in uw persoonlijke situatie niet zelf aan ons door te geven. Bijvoorbeeld een verhuizing of een echtscheiding. Van uzelf ontvangen wij bijvoorbeeld bericht bij samenwonen of bij een huwelijk in het buitenland.

Met wie delen wij uw gegevens?
Soms zijn wij wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te delen met anderen. Dit doen wij alleen als wij hiertoe verplicht zijn, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de pensioenregeling of als u daarvoor toestemming heeft gegeven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, het UWV en de toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, Autoriteit Financiële Markten en Autoriteit Persoonsgegevens. Of een partij waaraan we delen van onze dienstverlening aan hebben uitbesteed. Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan derden, tenzij u het pensioenfonds daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft. De bescherming van uw persoonsgegevens geldt ook als wij gedeelten van de verwerking uitbesteden aan derde partijen.

Wij hebben afspraken gemaakt met derde partijen over de uitwisseling van persoonsgegevens en de bescherming van uw privacy. Deze afspraken liggen vast in een verwerkersovereenkomst. Hierin staat ook hoe en waarom deze organisaties uw persoonsgegevens mogen verwerken. U kunt erop rekenen dat uw persoonsgegevens veilig zijn en dat wij ons aan de wet (de AVG) en de Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens uw hele leven lang en ook nog daarna. Want (ex-) partners of nabestaanden krijgen soms nog jarenlang geld vanuit uw pensioen. Zo lang wij deze gegevens nodig hebben om uw pensioen goed te kunnen berekenen, administreren en uit te keren, bewaren wij uw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de bewaartermijnen zoals deze wettelijk gelden. Als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de uitvoering van de pensioenregeling, en de wettelijke bewaartermijn is verstreken, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens.

Zo lang wij uw persoonsgegevens verwerken, zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens goed worden beveiligd. Dit geldt niet alleen voor de wijze van aanlevering van deze gegevens, maar ook voor hoe we deze gegevens vervolgens gebruiken. Hiervoor hebben wij beleid ontwikkeld, dat periodiek wordt getoetst en waar nodig aangescherpt. Als wij gebruik maken van uitbestedingspartners, dan stellen wij minimaal dezelfde eisen aan die partijen. Daarbij maken wij bijvoorbeeld afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens. En afspraken over hoe de betreffende uitbestedingspartner de werkzaamheden voor ons fonds moet uitvoeren. Deze eisen worden vastgelegd in een overeenkomst.

Welke rechten heeft u als het gaat om het beschermen van uw privacy?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt uw privacy U mag:

• uw persoonsgegevens inzien
• uw persoonsgegevens veranderen als die niet kloppen, Als de gegevens die wij via de Basisregistratie Personen ontvangen niet juist zijn, kunt u uw gegevens zelf laten aanpassen bij de gemeente
• uw persoonsgegevens laten wissen
• uw persoonsgegevens (voor een deel) niet laten verwerken
• uw persoonsgegevens laten doorgeven aan een andere organisatie. Wij bewaren uw gegevens dan niet meer
• bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens
• uw eerder verleende toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken altijd intrekken
• bezwaar maken tegen het onderworpen worden aan profilering. Van profilering is sprake wanneer wij een geautomatiseerd besluit nemen dat voor u gevolgen met zich meebrengt.

Hoewel de AVG u deze rechten toekent, betekent dit niet dat u altijd en onbeperkt van deze rechten gebruik kunt maken. Sommige gegevens dient u of uw werkgever verplicht aan het pensioenfonds aan te leveren, omdat het pensioenfonds anders de pensioenregeling niet kan uitvoeren. Soms moeten gegevens ook langer bewaard worden dan afgesproken, omdat er bijvoorbeeld sprake is van een lopende klachtenprocedure.

Functionaris Gegevensbescherming
Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, die toezicht houdt op de afspraken omtrent privacy en gegevensbescherming binnen het pensioenfonds. De taken van de Functionaris Gegevensbescherming zijn vastgelegd in het privacybeleid van het fonds.

Kijk af en toe of de privacyverklaring is veranderd
Wij kunnen de privacyverklaring namelijk aanpassen. Bijvoorbeeld als er iets verandert in de wet.

U kunt een klacht indienen als u het niet met ons eens bent
Dat kunt u bij ons doen of direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals hieronder vermeld. U kunt ook naar de rechter gaan.

Bel of mail gerust als u vragen heeft
Wij helpen u graag. U bereikt ons via e-mail of telefonisch op deze website via Contact. Ook kunt u contact opnemen met:

• De Functionaris Gegevensbescherming van SBZ Pensioen, dit is de heer Albert de Jong van het Nederlands Compliance Instituut. De heer de Jong is te bereiken via:
  •  telefoon: 088 99 88 100 of 06 83 17 29 15, of
  •  e-mail: a.dejong@compliance-instituut.nl, of
  •  post: Jan Leentvaartlaan 61-63, 3065 DC Rotterdam

• De Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk hiervoor op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze versie is van 27 juni 2023